第一章 总则
第一条 为进一步加强和规范会议费管理，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）和《中国科学院会议费管理办法（试行）》（科发条财字〔2016〕103号）等有关意见，制定本办法。
第二条 本办法所指的会议是指项目管理部门使用基金会项目经费，在国内召开的学术会议、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。
第三条 基金会及各项目管理部门召开的各类会议应严格执行审批管理制度，控制会议数量、会期、规模，按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，根据实际工作需求确定会议数量、天数和人数，注重会议质量，提高会议效率。
第二章 会议费开支的范围和标准
第四条 会议费支出范围包括会议住宿费、伙食费和其他费用。其他费用包括会议场所租赁费、交通费、文件印刷费、办公用品费、医药费和会议服务费等。
第五条 会议费实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下：
单位：元／人天
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住宿费 |
伙食费 |
其他费用 |
合计 |
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340 |
130 |
80 |
550 |
（一）综合定额标准是会议费开支的基本控制额度。综合定额标准可根据季节价格变动情况允许一定的浮动，经项目管理部门分管校（所）级领导、基金会理事长审批后，综合定额标准可调整到650元/天。
（二）参加会议的外籍知名专家（来自不超过2个国家）和院士达到3人且占参会人数三分之一以上的，综合定额标准可提高到650元/天。
（三）校外/所外举办会议，参会人员原则上应在会议举办场所就餐，用餐安排自助餐或工作餐，不得借会议名义大吃大喝，转嫁招待费。
（四）因工作需要临时召集的会议，用餐标准每次不超过80元/人，原则上由学校（研究所）食堂提供。如外购快餐、盒饭，应由专门的快餐服务公司提供，报销时需附订单明细。
第三章 会议费审批
第六条 各类会议的申报和审批程序如下：
对于在校内/所内召开的会议，需填报中国科学院大学教育基金会会议审批表；确需在校外/所外召开的会议，需经部门分管校（所）级领导、基金会理事长在《中国科学院大学教育基金会会议审批表》上审批会议地点。
第七条 各类会议一般应在校内/所内会议场所召开；确需在校外/所外召开的，应选择在政府采购定点饭店召开，不得安排到国家明令禁止的风景名胜区召开。
第四章 会议费管理
第八条 会议结束后，应尽快办理会议费报销手续。报销时应提供会议审批文件、会议通知、会议相关新闻报道、实际参会人员签到表。校外召开的会议，依照政府采购管理办法执行。会议主办部门负责人须对会议经费支出和报销单据的真实性、合规性负责。对未经批准召开的，以及超范围、超标准开支的会议经费不予报销。
第九条 会议代表参加会议所发生的城市间交通费，原则上由参会人员所在单位报销；确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议，对确需负担的城市间交通费、国际旅费，可由主办单位在会议费中报销，也可按差旅费规定报销。
第十条 举办无外地代表参加的会议，原则上不安排住宿，因特殊需要安排住宿的，需按照会议类型审批。
第十一条网络音视频会议，除保障会议网络运行、服务等直接费用外，不得报销与会议无关的费用。
第十二条 会议收取注册费、会务费、资助费等，应遵循“收支两条线”的原则，由学校财务统一收取和管理。需要学校财务处提供会议收费服务的，应提前一周与财务处联系，以便财务处做好票据和相关服务人员的安排。
第五章 监督问责
第十三条 严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
第十四条 严格执行会议用房标准，会议用餐不安排宴请，不上烟酒。不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；严禁发放与会议业务内容无关的物品，如使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用。
第六章 附则
第十五条本办法经2024年12月28日第三届第十次理事会表决通过。
第十六条 本办法由基金会理事会负责解释。
中国科学院大学教育基金会
2024年12月28日
